Todos nosotros hemos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o una tranquila comida de trabajo. Pero: ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos afortunados por haber tenido la oportunidad de estar presentes en algunos, o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
La organización de una buena fiesta o encuentro es una de las cosas más delicadas que existen. Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diríamos que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para hacerlo.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado: ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento
El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestra fiesta transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
3. Una mentalidad de
anfitrión de primera clase
En realidad, todo depende del anfitrión. Éste es quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos?
4. Invitados sí pero,
personas ante todo
Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.
5. Un espacio en común
Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de nuestros invitados.
