La planificación de eventos es una tarea que comúnmente se estructura en diferentes niveles de organización. Es un proceso laborioso, que puede necesitar una primera etapa de planificación previa, realizada con meses de anticipación. Para evitar el caos y el estrés es recomendable adoptar y apegarse a un plan.
Pasos claves en la planificación de eventos
Crear una lista de verificación
Lo mantendrá enfocado en el objetivo del evento, aligerando la ejecución de tareas previas y la gerencia del equipo de trabajo. Existen aplicaciones online que le permiten diseñar su plan y compartirlo con su equipo, facilitando la colaboración.
A partir de la lista, puede crear una línea de tiempo de tareas y un calendario de fechas límite, que garantiza que cubrirá los detalles. La lista de verificación no es sólo una lista de tareas pendientes, es un documento fluido. Esta le permite al planificador visualizar el evento desde todas las perspectivas pertinentes: cliente, equipo de eventos, proveedores e invitado.
Establecer los detalles del evento
Los detalles básicos son fecha, hora, ubicación y tipo del evento. Sin embargo, otros detalles deben establecerse para los eventos de éxito: objetivo del evento, indicadores y audiencia.
- Objetivo del evento. Es la razón general para realizar el evento. Podría ser cualquier cosa, desde la recaudación de fondos o celebrar el éxito de los empleados hasta la divulgación de información o el lanzamiento de un nuevo producto.
- Indicadores de éxito. Son la forma de medir si se ha cumplido los objetivos del evento. Una vez que se reconocen los objetivos, se pueden incorporar elementos en el evento que guíen a los invitados hacia una acción deseada.
- Audiencia. Para que un evento tenga éxito, debe conocer a su audiencia y comprender claramente sus expectativas.Si no entiende sus necesidades, es menos probable que las complazca.
Construir su presupuesto
Comience con las principales categorías; como comida, música, decoración y alquileres. Posteriormente desglose los gastos de cada categoría en una hoja de cálculo. En esta lista puede agregar detalles como los costes de investigación de alquileres o negociar un descuento con los proveedores.
Debes tener en cuenta que la lista de verificación es un documento vivo. Este formato lo alienta a que vuelva a visitar y reconsiderar todos los aspectos del evento hasta que sea lo más rentable posible.
Crear el diseño del evento
Estees el corazón de la planificación previaporque cubre la gama de componentes de eventos que más impactan a los huéspedes.
- Programao invitaciones. El programa transmite la historia de la meta y los objetivos del evento.
- Diseño.La forma en que usa su espacio, todo el camino hasta los arreglos de asientos, puede marcar la diferencia.
- Tema. Elegir un tema de evento no es solo por diversión. El tema representa el mensaje del evento y sirve para otros propósitos esenciales. El tema de evento conecta todos los componentes individuales del evento, música, decoración, comida y entretenimiento, reforzando el mensaje del evento. El tema facilita el recuerdo futuro del evento.
Diseñar su plan de acción
El plan de acción en los eventos construye anticipación y garantiza una buena participación:
- Planifica los pequeños detalles y lo inesperado. Son los pequeños detalles los que hacen una gran diferencia. Un evento puede arruinarse incluso antes de que comience por instrucciones pobres o largas esperas en la mesa de registro. ¿Qué pasa con el acceso de los invitados a Wi-Fi? ¿Y qué pasa si alguien tiene una emergencia médica? Incluya todo, desde señalización de las salas y obsequios de muestras hasta fotografía y planes de contingencia.
- Crea un cuadro de logística del día del evento. Un cronograma minuto a minuto de TODO: desde la llegada del proveedor y la configuración hasta la ejecución. Si no tienes detallado cada momento del día del evento, algo se perderá, y aparecerá más adelante como un gran problema.
- Haz seguimiento del evento. Esta es una oportunidad para reforzar el mensaje del evento y obtener comentarios de los asistentes. Al armar su lista, contemple una variedad de métodos de comunicación posteriores al evento para lograr el seguimiento, como compartir fotos del evento, enviar una nota de agradecimiento, publicar en redes sociales o enviar enlaces a materiales del evento.
Planear halagando los sentidos de sus invitados
No olvide tener presente. ¿Qué verán, oirán, olerán, saborearán y tocarán los asistentes? Los invitados experimentan el evento a través de sus cinco sentidos, por lo que debe asegurarse de queesas preguntas se responderán de antemano en su lista de verificación.
Teniendo todos estos aspectos en cuenta, es el momento de negociar las contrataciones del evento. Definitivamente necesitará espacio en su lista de verificación para reservar DJs, monologuistas, grupos musicales, animadores, o cualquier otro perfil que hayas barajado
En este sentido, y para lidiar con los detalles de las contrataciones y encontrar el mejor talento, existen empresas como Click and Sound que coordinan todos estos aspectos por ti.
El éxito de su evento estará garantizado si tu evento está bien organizado y, para ello, la mano profesional siempre es sinónimo de garantías.
