Un programa de contabilidad es un programa o aplicación informática que sirven para guardar y procesar operaciones contables. Funciona como un sistema de información contable. En ocasiones es desarrollado por la empresa que lo va a utilizar, y en otras se puede adquirir a un tercero.
También es posible comprarle un programa a un tercero, modificarlo y adaptarlo a las necesidades del caso. Comoquiera que sea, en la actualidad existen programas contables gratis absolutamente excelentes.
¿Qué características debe tener un programa de contabilidad?
Todo software de contabilidad, incluso a nivel estándar, debe presentar una serie de funciones o módulos, con distintas secciones que se encargan de determinadas áreas de la contabilidad. Existen algunos módulos básicos de los que disponen prácticamente todos los programas contables. Estos módulos son los siguientes: cuentas por cobrar; cuentas a pagar; libros diarios; facturación; stock/inventario; órdenes de compra; órdenes de venta y control de caja.
También hay otras funciones menos básicas, pero que suelen integrarse en los programas de contabilidad, según las necesidades que tengan los clientes: informe de deudas; herramientas de pagos electrónicos; gastos; consultas; nóminas; informes y partes de horas.
Con independencia del tamaño de una empresa o el sector en que esta lleve a cabo su actividad, en todo caso tendrá que llevar un control y gestión de su contabilidad y facturación. Pero por suerte hoy en día existen gran cantidad de programas contables, que dan la posibilidad de automatizar y controlar todo el proceso de forma mucho más segura y ágil.
Este tema puede parecer un auténtico quebradero de cabeza, pero lo cierto es que no es así. Presentar los impuestos y hacer los balances contables podía ser una pesadilla tiempo atrás, cuando nos encontrábamos con una infinidad de papeles sobre la mesa, y teníamos que hacerlo todo calculadora en mano. Pero el moderno software contable con el que contamos en la actualidad ha cambiado radicalmente el proceso.
El software de contabilidad es hoy en día una herramienta de trabajo imprescindible, ya que se encarga de analizar y valorar los resultados económicos obtenidos por la empresa en el ejercicio de su actividad económica. Además, automatiza todo el sistema contable de la compañía, ayudando a tener un control exhaustivo de todas las operaciones realizadas durante el desarrollo de la actividad empresarial.
Para que el negocio vaya viento en popa, y además cumpla con la normativa vigente y sea más fácil tener el control del estado económico de la compañía, es necesario hacerse con un buen programa de contabilidad que pueda adaptarse al máximo a las necesidades a nivel de facturación, informes, impuestos, etc.
¿Cuáles son los objetivos del software de contabilidad?
Seguimiento de gastos e ingresos. Entre los principales objetivos del software de contabilidad está el poder hacer un seguimiento de los ingresos y gastos generados en la empresa. Un simple vistazo será suficiente para visualizar una comparativa entre estos dos conceptos, consiguiendo una visión clara y concisa sobre cómo marcha el negocio. Sin embargo, es importante no prestar atención tan solo al análisis de estos dos factores, ya que existen muchas variables que hay que tener en cuenta para saber si el negocio irá bien o no.
Informes. Los informes o reports en papel son cosa ya del pasado. Estos se llevaban demasiado tiempo tanto en su realización como a la hora de sacar conclusiones con posterioridad. Hay que dar a los informes la importancia que tienen, ya que son necesarios para tomar decisiones acertadas y evitar los mismos errores que se vayan detectando. Por suerte, el software contable permite acceder a estos informes en tiempo real, lo que permite actualizarse de forma continua y sin cometer ningún error. Estos informes dan información de lo más interesante sobre el negocio, ayudando así a decidir por ejemplo si es necesario pedir un préstamo, vencimientos de facturas, amortizaciones, etc.
Flujo de trabajo. Los programas de contabilidad sirven para mejorar los procesos de trabajo, y conseguir centralizar y controlar mucho mejor toda la información y los procedimientos. Por otro lado, el uso del software contable permite que todos los trabajadores utilicen el mismo sistema, disminuyendo los tiempos y tomando mejores decisiones. Las transacciones se mantienen en el mismo sistema, en su totalidad, lo cual hace que los empleados tengan siempre la información a su disposición, sin errores y en tiempo real.
Información fiscal. Entre los temas que traen más de cabeza a los empresarios se encuentra el seguimiento y control de sus obligaciones fiscales. Pero el software de contabilidad de la oportunidad de mantener todos los datos financieros en un mismo lugar, lo cual simplifica sobremanera el proceso de los impuestos.
De modo que, en conclusión, los objetivos de los programas de contabilidad son simplificar y controlar la información financiera de las empresas, sea cual sea su volumen.